8040威尼斯研究生因培养环节需要出国（境）进行联合培养、合作研究、参加国际会议或其他与学业相关的出国（境）事务属于因公出国（境）。8040威尼斯研究生因公出国或赴港澳台、参加线上对外交流须严格按照《8040威尼斯研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程》有关规定办理研究生因公出国（境）申请、回国（境）申请等因公出国（境）相关审批手续，严格按批准期限出行。研究生未经批准连续2周未参加学校规定的教学活动；或出国（境）未经学校批准逾期2周以上未归的，应予退学。
一、因公出国（境）手续
研究生因公出国（境）申请手续如下：
1. 提交出国（境）申请
申请人原则上应在派出前至少1个月前完成学校研究生因公出国（境）申请的审批手续，以便预留充裕时间办理后续的签证申请等派出手续。原则上不接受研究生在出国（境）后补提交出国（境）申请。申请人登陆8040威尼斯研究生管理信息系统（以下简称“学校系统”，网址：https://yjsy.zju.edu.cn/），在应用中心-因公出国（境）-“出国（境）申请”，填写信息，附件上传（1）邀请信扫描件、（2）学习计划（外文）（90天及以上的出访须上传）、（3）定向研究生招生协议复印件及单位同意派出函（定向研究生须上传），提交申请。出国（境）申请审批通过并完成行前教育后，申请人应严格按照批准期限出行。
填写注意事项：
（1）出访时间和会议时间：会议时间须严格按照会议邀请信时间填写。出访时间请填写出入境中国大陆时间（提示：请严格按照实际出访时间填写，邀请函基础上可依照以下原则增加实际路程时间：欧洲、北美洲、大洋洲，前后总共不超过3天；亚洲，前后总共不超过2天；非洲、南美洲，前后总共不超过4天）。出访开始时间为离开中国境时间，出访截止时间为抵达中国境时间。如有特殊情况，须在系统填写特殊情况说明，并在附件上传相关证明材料。
（2）邀请信：邀请信须使用正式抬头纸，邀请人手写签名，如邀请信为非英语的外语语种书写，必须附上导师审核签字认定的中文翻译件。出访任务应以学术交流为目的，有明确的出访目的、实质性内容、出访起止日期、停留期限、费用负担办法。不得接受外国驻华机构和海外华侨华人以个人名义发出的邀请，严禁通过中介机构联系或出具邀请函。
（3）定向研究生：人事档案不在我校的定向研究生，提交出国（境）申请时，须上传招生协议书复印件及工作单位签字盖章的单位同意派出函（合并为一个PDF文件上传）。人事档案在本校的定向研究生，提交出国（境）申请时，须上传招生协议复印件。
（4）已有项目申请的情况：如获得短期项目、公派研究生项目、对外交流项目、学术新星计划等项目录取，在办理出国（境）申请时，在“出国（境）申请”发起申请，点击“新增”，在“是否有项目申请？”选择“是”，根据项目类型和项目名称，选择已有项目，点击确定，填写出国（境）申请。
（5）通过研究生境外交流协议派出：为加强对研究生境外合作与交流协议执行情况的跟踪和管理，如研究生通过已有研究生境外合作与交流协议派出，请研究生在提交出国（境）申请时，“是否通过境外交流协议派出”勾选“是”，并选择相应协议。
2. 审批流程
一般审批流程：学生-导师-学院研究生科-（行前教育负责人）-学院行政负责人-学院党委负责人。
国际学生审批流程：国际学生因公出国（境）相关审批实行双重管理，审批流程如下：学生-导师-学院研究生科-（行前教育负责人）-学院行政负责人-国际教育学院学生事务办公室-国际教育学院分管领导。
申请人可在页面“操作”栏点击“下载”，下载审批表，即可用于办理财务手续等相关手续，无须线下签字盖章。
3. 行前教育
学院（系）研究生科审批通过申请人的因公出国（境）申请后，学院（系）应指定专人对拟派出研究生进行行前教育，在学校系统-左侧行政审批菜单-因公出国（境）-行前教育，录入行前教育信息，完成行前教育确认。
学院（系）应确认本单位所有拟因公出国研究生（不包括参加线上交流）已在“平安留学在线培训平台”（网址：http://palx.cscse.edu.cn/#/index）注册，登录平台后按系统提示完成在线行前培训学习。研究生应仔细阅读
《平安留学-出国（境）行前交流指南》.pdf。
4.线上对外交流管理
为规范管理线上国际交流活动，研究生参加线上交流（在境外举行的国际会议、线上课程、学术交流活动等）须提前在学校系统中完成审批，审批通过后方可参加，审批流程参照实际出国（境）办理流程。
参加“线上对外交流”的学生也须在学校系统中提交出国（境）申请，“交流任务”选择“线上对外交流”。回国（境）申请时，上传线上交流报告。
各学院（系）要切实履行主体责任，应对研究生参加线上对外交流进行严格审核把关，研究生在参加外方主办的在线国际学术会议或交流项目时应严格遵守相关保密规定，严防敏感信息外泄。参加由港、澳、台地区单位主办的在线国际学术会议或交流项目，参照以上办法执行。
5.派出前情况变更
学生应严格按照审批通过的出访时间、出访目的国家（地区）、出访城市、出访单位进行出访。原则上不接受各种因非客观原因造成的派出前情况变更申请，包括但不限于延长留学资格有效期、改派留学单位或外导、缩短或延长留学期限等。如确有合理的特殊情况，请在学校系统-应用中心-因公出国（境）-“派出前情况变更”提交申请。
6.国（境）外状态变更
原则上不接受因各种非客观原因造成的改派留学单位或导师、提前回国（境）、延期回国（境）等申请。研究生应严格按照审批通过的出访结束日期按期回国（境）。对于未在原定出访结束日期内回国（境）的研究生，各学院（系）应督促学生尽快回国（境）。确有特殊情况，有必要性和合理性的，请按照《8040威尼斯研究生国（境）外状态变更办理流程（延期回国/提前回国/转导师）》（https://yjsybg.zju.edu.cn/2015/0709/c69954a2609593/page.htm）在学校系统-应用中心-因公出国（境）-国（境）外状态变更，提交申请。
国家公派留学人员如需学校出具公函的，申请时请勾选“需要学校出具公函”，下载公函模板，上传草拟的公函word格式，学院（系）审批通过后，研究生院会在学校系统上传正式公函扫描件供学生下载交给驻外使（领）馆教育处（组）办理相关申请手续。
90天以上的因公出国（境）任务，在出访地、出访单位、出访总天数不变的情况下，出访人实际出访时间异于经审批通过的出访时间前后2周内的（比如晚5天派出，且晚5天回国），可视作按期出访，无须申请国（境）外状态变更。研究生公派出国进行联合培养，出国期限一般不超过一年，确因研究需要可申请延长留学期限，延长期限最长不超过原派出期限（出访总时长一般不超过2年），如赴港澳台地区参照执行。短期出访时间根据出访任务而定。申请国（境）外状态变更的派出人员应于留学期限结束前一个月提出申请，并办理有关手续。一次出访原则上最多只能申请一次国（境）外状态变更。
7. 温馨提醒
（1）两个任务出访时间相连：如两个任务出访时间（根据邀请信出访时间判断）相连，则合并提交一条出国（境）申请，申请人将两个邀请函合成一个PDF上传至附件邀请信，出访任务、出访单位等选择主任务（时间长的出访任务）情况即可，但是“出访时间”要填写两个出访任务的总时间（即前一个任务的开始时间和后一个任务的结束时间），“任务情况”须详细写明各个出访国家（地区）、城市的出访起止时间，如有多个出访地请在“是否有多个出访地”填写“是”并写明各个出访国家（地区）、城市的信息。如该任务获得8040威尼斯“研究生赴境外短期学术交流项目”的“国际会议资助”，主任务必须为国际会议，且主任务时长须大于顺访任务时长，否则不能申请学校短期项目资助。
（2）拟回国（境）日期超出拟毕业时间：须在申请出国（境）之前办理好延长修业年限的手续。
（3）学籍异动：A.如出访时长为0-90天，在研究生因公出国（境）申请经学院（系）审批通过后生成“短期因公出境”学籍异动，异动开始时间为出访开始日期，“是否在校”从出访开始日期起变为“不在校”。 “短期因公出境”学籍异动期间，可以正常办理其他学籍异动手续。B.如出访时长大于90天，在研究生因公出国（境）申请经学院（系）审批通过后生成“因公出境”学籍异动，异动开始时间为出访开始日期，“是否在校”从出访开始日期起变为“不在校”。“因公出境”学籍异动期间，不能办理除了延长修业年限以外的学籍异动手续。
（4）出国（境）申请审批通过后，在实际派出前，出国（境）时间如临时有变更：
（1）90天以上出国（境）任务：A. 在邀请单位、出访地、出访总天数不变且出入境中国大陆月份不变的情况下，出访人实际出访时间异于通过的出访时间前后2周内的，可视作按期出访。B. 出访人实际出访时间提前或延期超过2周的，或出入境中国大陆月份有变动的，请联系学院（系）退回出国（境）申请，学生修改申请表后重新提交出国（境）申请。C. 在邀请单位、出访地、出访总天数有变动的情况下，学生需要联系学院（系）退回申请，修改申请表后重新提交出国（境）申请。若不修改出国（境）时间，将按原申请时间办理学籍异动手续。
（2）90天及以下出国（境）任务：A. 国际会议以外的出访任务，在邀请单位、出访地、出访总天数不变且出入境中国大陆月份不变的情况下，出访人实际出访时间异于通过的出访时间前后1周内的，可视作按期出访。B.国际会议等有限定时间的任务应严格按照审批通过的出访时间进行出访，拟出国（境）时间如有变动，请联系学院（系）退回出国（境）申请，修改出访时间后重新提交申请。C.在邀请单位、出访地、出访总天数有变动的情况下，学生需要联系学院（系）退回申请，修改申请表后重新提交出国（境）申请。
（5）注意预留充裕时间办理毕业、学位授予相关手续：学位论文答辩应在返校后进行，请各位同学预留充裕时间在回国（境）后办理学位论文答辩等毕业、学位授予相关后续。
（6）境外交流期间赴第三国或其他地区：如申请人正在境外交流，欲前往中国大陆以外的第三国或地区参加国际会议、短期考察等出访任务，须提交“境外交流期间赴第三国或其他地区的出国（境）申请”，申请提交步骤如下：进入学校系统-应用中心-因公出国（境）模块，点击【出国（境）申请】应用，点击【申请】按钮，选择“境外交流期间赴第三国或其他地区申请”，选择原有的出国（境）记录，进入申请表单填写相关信息后点击【提交】。“境外交流期间赴第三国或其他地区的出访任务”不须做回国（境）申请，申请人应在结束原出访任务返校后办理原出访任务的回国（境）申请，如实申报“是否中途回国”，并填写“特殊情况报告”，写明境外交流期间赴第三国或其他地区的事由、起止时间、出访目的地、任务情况及和导师、学院报备批准情况，并上传相应证明材料。
温馨提示：A.通过“境外交流期间赴第三国或其他地区申请”发起的出国（境）申请，“出访时间”请填写出入境原境外交流国家或地区的时间，且必须在审批通过的原出访任务的出国（境）申请的出访时间内；B.通过“境外交流期间赴第三国或其他地区申请”发起的出国（境）申请，不能做国（境）外状态变更申请、学术新星计划考核申请，学院（系）审批时不需完成行前教育环节；C.如受学校短期项目资助，在境外交流期间赴第三国或其他地区参加国际会议或短期访学，需对“短期项目资助”项目申请记录发起“派出前情况变更”申请，步骤如下：进入【派出前情况变更】应用，点击【申请】按钮，选择获批的“短期项目资助”项目申请记录，申请事项为“选择已有境外交流期间赴第三国或其他地区申请记录“，选择小于90天的已通过的出国（境）申请记录。
（7）添加出访单位：如果系统中没有拟出访单位：请申请人（学生）在系统-应用中心-因公出国(境)模块发起“添加出访单位申请，审批流程：学生提交-导师审核-学院研究生科审核-研究生院审核；或请申请人（学院研究生科）在系统-左侧行政审批菜单-因公出国(境)模块发起“添加出访单位申请，审批流程：学院研究生科提交-研究生院审核。
（8）添加短期项目：如要申请学校短期项目资助，而学校系统中没有拟申请的国际会议或短期访学项目，请申请人在学校系统-应用中心-因公出国（境）-短期项目立项，提交申请，须经导师-学院研究生科-学院行政负责人审批，短期项目立项后再提交短期项目资助申请。
（9）两个任务出访时间相近：如两个任务出访时间（根据邀请信出访时间判断）不相连，则不能合并提交出国（境）申请，须提交两条出国（境）申请，结束第一趟出访任务返校后办理回国（境）申请，再派出执行第二趟出访任务。
（10）新生：新生未报到注册前，不能办理研究生因公出国（境）申请审批。已确定当年9月转博、当前为硕士生身份的硕博连读生或当前为本科生身份的本博连读生，应在新学期开学初完成相关学籍手续以后，再办理因公出国（境）申请手续。
（11）研究生资助发放问题：因公出国（境）期间（仍在基本修业年限内）继续发放研究生资助，具体依照《8040威尼斯研究生资助管理办法（试行）(浙大发研〔2022〕46号)》，由研究生管理处综合事务办公室资助管理负责老师（紫金港校区研究生教育综合楼803，0571-88982880）负责解释。
8. 出国（境）后续手续：
（1）派遣证明/资助证明：如办理签证或入境手续等需要开具相关证明，请根据《8040威尼斯研究生因公出国派遣证明办理流程》（https://yjsybg.zju.edu.cn/2024/0524/c69964a2922019/page.htm），草拟证明并准备相应证明材料前往学院（系）审核并开具相关证明。
（2）护照：根据原国家教育委员会、外交部、公安部教外留〔1997〕1号文，公派留学人员出国留学统一持“因私普通护照”。个别需要通过外交部办理的，将另行通知本人。若尚未办理护照，请持一份因公出国境申请表复印件到保卫处审核，办理户籍处理手续（详见保卫处《各类户籍证明及身份证补办手续流程》），再到公安局办理因私普通护照。
（3）如赴台湾，需加填“8040威尼斯因公临时赴台人员备案表”一式二份，表格请到校国际合作与交流处、港澳台事务办公室网站-出国出境-材料清单处下载。请提前联系学校港澳台事务办公室（0571-88981032）进行咨询。
二、返校手续
研究生应按期回国（境），并在回国（境）后2周内提交回国（境）申请，办理返校手续，否则无法做学籍恢复处理。根据《8040威尼斯关于印发《8040威尼斯研究生学籍管理实施办法》的通知》（浙大发研〔2017〕115号），研究生未经批准连续2周未参加学校规定的教学活动；或出国（境）未经学校批准逾期2周以上未归的，应予退学。
1. 回国（境）申请及返校手续
（1）提交回国（境）申请：
回国（境）后两周（14天）内登陆学校系统，在应用中心-因公出国（境）-回国（境）申请，填写信息，按要求上传附件，提交申请。实际出境日期与入境日期以中国海关出入境记录为准。
应上传的附件材料包括：（a）护照个人信息页、（b）出入境记录（出入境中国大陆红色边检章或行程单或登机牌或公安局出入境记录）、（c）签注/签证页、（d）机票行程单、登机牌、（e）回国（境）报告（1000以上，公派留学3000字以上）及在外交流照片（2-5张）、（f）特殊情况报告（如有）。国家公派项目、校级资助项目（包括但不限于求是飞鹰计划、博士新星计划、校派项目、陆氏基金、短期交流项目等）回国（境）资料具体要求请参考项目要求。
一般审批流程：学生-导师-学院研究生科-（回访谈话负责人）-学院行政负责人-学院党委负责人。
国际学生审批流程：学生-导师-学院研究生科-（回访谈话负责人）-学院行政负责人。
特殊情况：如果涉及报销，“乘坐非国内航空公司航班或改变中转地”勾选“是”，填写了《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表（学生）》的业务，学校系统中还须“计财处审核”。
审批通过后，申请人在页面“操作”栏点击“下载”，下载审批表，即可用于办理财务手续等相关手续，无须线下签字盖章。
回国（境）申请经学院（系）审批通过后生成“入境复学”学籍异动，异动开始时间为护照回国（境）日期，“是否在校”从“实际返校日期”起变为“在校”。
（2）返校向学院（系）报到和进行回访谈话：
回国（境）后两周（14天）内（遇寒暑假可顺延至开学后），请本人持护照原件、签注/签证页、出入境记录原件等相关资料至学院（系）报到办理入境复学手续。学院（系）研究生科老师须见到学生本人并核实护照及出入境记录等相关信息。报到后，学院（系）应指定专人对研究生进行回访谈话，在学校系统-左侧行政审批菜单-因公出国（境）-回访谈话，录入回访谈话信息，完成回访谈话确认。如出国（境）期间有异常情况，学生应及时和学院（系）老师报告。
2. 学籍注册手续
“回国（境）申请”学院（系）审核通过后，请到学院（系）办理学籍注册手续。如果过了注册时间，请学院（系）负责注册的老师发邮件到研究生管理处学籍办公室学籍管理负责老师（紫金港校区研究生教育综合楼803，联系电话：0571-88208146）申请补办注册，请在邮件中注明学生的姓名、学号、申请补注册的原因。
3. 特殊情况温馨提示
（1）实际未出国（境）办理：如果出国（境）申请已经通过但实际未出国（境）：
（A）没有项目申请（短期项目、公派研究生项目、对外交流项目、学生新星计划）的情况下，请在填写回国（境）申请时，在“是否因故取消”选择“是”，填写特殊情况说明，并上传相关证明材料。
(B）有项目申请通过的情况下，请联系学院（系）退回已通过的出国（境）申请，并办理派出前情况变更-选择“取消出访”/“放弃资格”。
（2）特殊情况处置：研究生应严格按照批准期限出行，原则上不接受研究生在出国（境）后补提交出国（境）申请。如因学院（系）认定合理的特殊原因，发生学生实际出入境日期与审批通过的出访时间不一致，或出国（境）申请提交晚于出访开始日期，或回国（境）申请提交晚于实际入境日期14天（不含）后，或其他特殊情况，学生需在出国（境）申请或回国（境）申请时，在“特殊情况报告”一栏中填写相应的特殊情况并在附件上传证明材料。导师、学院（系）在进行审核时，应明确给出具体的处理意见，比如“情况属实，已进行批评教育/取消本学期评奖评优资格等”。如涉及报销，应写明具体处理意见，比如“情况属实，不同意/同意报销”。
（3）若有报销任务：凭《8040威尼斯研究生因公出国或赴港澳台申请表》《8040威尼斯研究生因公出国或赴港澳台回国（境）审核表》、学院（系）签字盖章的签证费、保险费发票、登机牌和行程单、乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表（学生）、支付情况说明书等相关原始票据至学校计财处办理。求是飞鹰计划等特定项目的财务报销请参考各项目相关通知。
（4）参加线上交流项目（境外举行的国际学术会议、校际学术交流项目、课程项目等）：请在回国（境）资料上传线上项目总结（包括参会情况、收获、心得体会等）。学院（系）审批后的《8040威尼斯研究生线上对外交流申请表》《8040威尼斯研究生线上对外交流办结审核表》可作为参加线上对外交流的报销材料。
（5）因公出国（境）经费借款未冲销的毕业生：请及时登录综合财务管理平台（cwcx.zju.edu.cn)完成网上预约报账并携带相关报销材料至所在校区会计核算分中心外汇窗口办理冲销手续，以免影响办理离校手续。办理地点如下：紫金港（东区）：东六117－2报销大厅二楼212-3室；紫金港（西区）：成均苑8幢116室；玉泉：外经贸大楼102室；华家池：老图书馆101室。办理时间:正常对外办公时间。
4. 交流分享
为使同学们更好地了解8040威尼斯研究生对外交流政策，更合理地制定对外交流和公派留学规划，学校在浙大研究生微信公众号上推出“惟学无际”专栏，邀请拥有不同学科背景的优秀学生代表分享项目申请、出国（境）手续、留学生活、国际会议参会经历等方面的经验感悟，欢迎大家关注和投稿。投稿内容可以从留学单位概况、科研学习经历、个人成长收获等角度入手，2000字左右即可，投稿邮箱yjsy_pyc@zju.edu.cn, 邮件和文件命名为“姓名-惟学无际专栏投稿”。
温馨提醒：新老系统过渡期间，如学生在老系统提交的出国（境）申请和回国（境）申请的审批已经通过，但是没有及时下载申请表并办理审批手续的，可以前往老系统-出国境-状态查询页面，自行下载出国（境）/回国（境）申请表，按照老的流程在线下签字盖章。
附件：
研究生培养处
2023年11月16日
