各学院(系)：

根据教育部高校学生司的文件通知，要求在学生火车票优惠卡写入学生信息，并将软件中含有优惠卡序列号信息的数据库文件导出，由学校负责数据上传的工作人员上传到学信网，对未写入信息的火车票优惠卡不予发售优惠票。

此项工作涉及学生数量大，对数据准确性要求高，请各学院安排专人负责此项工作，尽快组织完成，现将相关要求通知如下：

一、面向对象

此次乘车优惠卡写入信息面向对象为：研究生新生。委培、在职、留学的学生不在办理范围之内。

二、填写要求：

1．确保优惠卡信息写入机器可用，并下载安装好优惠卡机器软件。（软件下载:http://www.khnt.com/service/download/）,如机器无法工作，请与相邻院系调剂，并将问题机器交还学籍办送公司维修.

2．学生优惠卡领取。由院系工作人员领取，紫金港校区所在院系到办事大厅领取，紫金港校区之外的院系到研究生院管理处领取（教11-221）。

3．学生班级（专业）、学号、姓名、学制、入学时间、购票区间（家庭）、身份证号码等七项内容可从研究生管理信息系统中导出，导入优惠卡机器软件，此部分数据只做核实，不作修改，将学生优惠卡单张放在机器上，将软件中的学生信息写入优惠卡，并将优惠卡序列号自动导入到软件中，最后将机器软件生成导出的dbf文件发送给研究生管理处，glc@zju.edu.cn信箱，截止时间11月30日。

4．学生请维护研究生院管理信息系统中的“火车到站名”字段，火车到站名在火车车站字典数据（见附件1）中选择，且须和研究生证中手填的乘车区间一致，院系写卡时需和学生证进行核对。火车到站名即优惠卡软件中的购票区间（家庭）字段最大长度为8个汉字。

如该生乘车区间为杭州-德州，在火车车"站字典中数据为“德州”，则填写“德州”，不可填写“德州市”、“德州站”。

如杭州-北京，有“北京北”，“北京东”，“北京南”，“北京西”，不确定是哪个站，请填写“北京”，

三、注意事项

1.班级、学号、姓名、入学时间、购票区间（家庭）、身份证号码的数据格式为：文本；

2.学生“火车到站名”一旦上报便不可修改，如确有改动，则需提交公安部门户籍证明到院系，由院系统一将更改材料交学籍办；

3.我校每学年于5月和12月两次开通学信网“学生票”数据报送通道，进行研究生火车优惠卡信息报送；

 4．研究生务必保证“身份证号码”、“家庭住址”和“火车到站名”三项的准确性，家庭住址和火车到站信息的一致性；

5.不得随意更改家庭信息及到站信息，也不得任意填写到站信息，由此导致的后果，由责任人承担。

四、研究生火车优惠卡火车到站名更改

1．部分研究生由于家庭住址变动或铁路线路改变需更改火车到站名信息，在4月下旬和11月下旬向所在院系研究生科提出更改申请；提交一份申请书及相关材料。

2.研究生管理处学籍管理办公室在5月和12月，集中受理由院系统一审核并导出的更改后的火车优惠卡信息，向学信网报送。

3.院系收齐研究生证（手写更改到站信息），到研究生管理处学籍管理办公室加盖“8040威尼斯校正章”；

五、研究生火车优惠卡补卡

1．部分研究生由于学生证遗失，或火车优惠卡损毁需补卡，向所在院系研究生科补卡；

2．院系自行规定时间受理学生的补卡工作。

 附件1：火车到站名

研究生管理处

2014年11月10日